Obsah:
Definícia - Čo znamená správa dokumentov?
Správa dokumentov je proces ukladania, lokalizácie, aktualizácie a zdieľania údajov za účelom progresu pracovného toku a obchodných výsledkov. Centralizované zdieľanie a ukladanie údajov v rámci konkrétnych serverov pomáhajú organizáciám pristupovať k informáciám efektívne a efektívne spolu so zabezpečením chránených údajov. Programy a servery sa používajú v procese správy dokumentov. Dôležité metaúdaje sú centralizované, na rozdiel od decentralizovaných alebo ťažko lokalizovateľných.
Techopedia vysvetľuje správu dokumentov
Tým, že správa dokumentov obsahuje údaje na zdieľanom serveri a v rámci zdieľaných súborov, povoľuje iba oprávnení používatelia upravovať a pridávať údaje k už existujúcim údajom. Zabezpečuje tiež, aby sťahovanie vykonávali iba autorizované osoby. Dáta môžu byť šifrované, aby sa ďalej zabezpečila ich bezpečnosť.
Servery určené na správu dokumentov môžu obsahovať aj vstavané aplikácie pracovného toku, aby sa maximalizovala správa úloh a pomohla pri celkovom pracovnom toku organizácie. Počas procesu správy dokumentov prebieha automatické sledovanie ľudských úloh. Prispôsobené možnosti pracovného toku je možné zostaviť spolu s bežnými zvyklosťami šablón, čím sa eliminuje potreba opakovaného vytvárania dokumentov.
