Obsah:
- Definícia - Čo znamená systém elektronického riadenia dokumentov (EDMS)?
- Techopedia vysvetľuje systém pre správu elektronických dokumentov (EDMS)
Definícia - Čo znamená systém elektronického riadenia dokumentov (EDMS)?
Systém elektronickej správy dokumentov (EDMS) je softvérový systém na organizovanie a ukladanie rôznych druhov dokumentov. Tento typ systému je konkrétnejším systémom správy dokumentov, všeobecnejším typom úložného systému, ktorý pomáha používateľom organizovať a ukladať papierové alebo digitálne dokumenty. EDMS sa konkrétnejšie týka softvérového systému, ktorý spracováva digitálne dokumenty, a nie papierové dokumenty, hoci v niektorých prípadoch môžu tieto systémy spracovať aj digitálne naskenované verzie originálnych papierových dokumentov.
Správa elektronických dokumentov poskytuje spôsob centrálneho ukladania veľkého množstva digitálnych dokumentov. Mnoho z týchto systémov obsahuje aj funkcie pre efektívne vyhľadávanie dokumentov.
Techopedia vysvetľuje systém pre správu elektronických dokumentov (EDMS)
Niektorí odborníci poukazujú na to, že systém elektronickej správy dokumentov má veľa spoločného so systémom na správu obsahu (CMS). Jedným z hlavných rozdielov je však to, že väčšina systémov CMS zahŕňa spracovanie množstva webového obsahu z centrálnej lokality, zatiaľ čo systém správy dokumentov sa často používa predovšetkým na archiváciu.
Aby sa zabezpečila dobrá klasifikácia digitálnych dokumentov, mnoho systémov elektronickej správy dokumentov sa spolieha na podrobný proces ukladania dokumentov vrátane určitých prvkov nazývaných metadáta. Metaúdaje okolo dokumentu poskytnú ľahký prístup ku kľúčovým detailom, ktoré pomôžu tým, ktorí hľadajú archívy, nájsť to, čo potrebujú, či už podľa chronológie, témy, kľúčových slov alebo iných asociačných stratégií. V mnohých prípadoch je špecifická dokumentácia pre originálne protokoly o ukladaní údajov hlavnou súčasťou toho, čo robí systém správy elektronických dokumentov tak cenným pre podnik alebo organizáciu.
