Obsah:
Definícia - Čo znamená správa úloh?
Správa úloh je činnosť, pri ktorej jednotlivec alebo vedúci tímu sleduje úlohu počas svojho životného cyklu a prijíma rozhodnutia na základe pokroku. Správa úloh sa vykonáva pomocou softvérových nástrojov, ktoré pomáhajú efektívne organizovať a spravovať úlohy pomocou funkcií, ako je vytváranie úloh, plánovanie a priradenie, sledovanie a podávanie správ.
Vytvorené správy pomáhajú manažmentu pri analýze celkovej efektívnosti jednotlivca, oddelenia alebo organizácie.
Techopedia vysvetľuje správu úloh
Nástroje na správu úloh sa používajú na sledovanie osobných, skupinových alebo zdieľaných úloh. Tieto nástroje môžu byť bezplatné alebo prémiové softvérové aplikácie a môžu sa spúšťať v samostatnom režime, na LAN alebo webovom režime. Veľkosť a funkcie nástrojov závisia od požiadaviek úlohy a od toho, či sa používajú pre jednotlivé, malé alebo stredné podniky alebo pre činnosti podnikového riadenia úloh. Medzi typické vlastnosti patrí:
- Vytváranie úloh a podúlohy, priradenie a preradenie, stanovenie priorít, zdieľanie úloh atď.
- Oznamovanie a generovanie správ
- kalendár
- Bezpečnosť a kontrola prístupu
- Mobilné možnosti, integrácia s inými systémami a chatovacie systémy
- triedenie
Vedúci tímu je zodpovedný za vytvorenie, pridelenie, stanovenie priorít a monitorovanie úlohy, aby sa zabezpečilo jej včasné dokončenie. Pri spravovaní úlohy priradenej skupine poskytujú niektoré nástroje prehľad v reálnom čase a ľahký prístup ku všetkému súvisiacemu obsahu a diskusiám. Funkcie pre správu umožňujú správcom zmeniť priority, opätovne prideliť úlohy, pridať viac času alebo ľudí, aby úlohy zvládli a po dokončení schvaľovali.
S bodom centralizovanej správy úloh je možné sledovať a identifikovať tím na základe toho, čo robí, určiť čas, ktorý úloha trvá, a určiť efektívnosť tímu. Väčšina nástrojov umožňuje používateľom vizuálne spravovať úlohu a vidieť históriu dokončených, čakajúcich, oneskorených a prebiehajúcich úloh. Správy generované nástrojmi môžu obsahovať podrobnosti, ako je dátum začatia, konečný termín, dátum oneskorenia, rozpočet úloh, hlavné úlohy, čiastkové úlohy a pridelenie času.
Správa úloh je preto dôležitým procesom, ktorý supervízorom umožňuje sledovať čas, ktorý zamestnanci strávia na úlohe, prebiehajúce a dokončené úlohy a pracovné zaťaženie a výkonnosť zamestnanca. Tieto informácie sa môžu použiť na vyváženie pracovnej záťaže, predpovedania úzkych miest a na ochranu pred oneskorením a zmeškanými termínmi.
