Čo je systém správy záznamov (rms)? - definícia z technológie

Definícia - Čo znamená systém správy záznamov (RMS)?

Systém správy záznamov (RMS) je správa záznamov organizácie počas celého životného cyklu záznamov.

Medzi činnosti v tomto riadení patrí systematická a efektívna kontrola vytvárania, udržiavania a ničenia záznamov spolu s obchodnými transakciami s nimi spojenými. Správa záznamov, ktorá sa považuje za kľúčovú súčasť prevádzkovej efektívnosti, zvyšuje hodnotu informačných aktív organizácie.

Techopedia vysvetľuje systém správy záznamov (RMS)

Správa záznamov je súčasťou širších aktivít spoločnosti a je spojená s politikou riadenia, rizika a dodržiavania predpisov.

Činnosti súvisiace so správou záznamov sú:

• Identifikácia informácií, ktoré je potrebné získať.
• Informačné plánovanie pre organizáciu.
• Presadzovanie politík a postupov týkajúcich sa tvorby, údržby a likvidácie záznamov
• Vytvorenie plánu ukladania záznamov.
• Klasifikácia, identifikácia a uchovávanie záznamov.
• Koordinácia poskytovania vnútorného a vonkajšieho prístupu k uchovávaniu záznamov s ohľadom na súkromie údajov a obchodné tajomstvo.

Výhody správy záznamov sú:

• Eliminácia nadbytočných údajov.
• Zvýšenie produktivity a zodpovednosti v organizácii.
• Zníženie výskumu o správne informácie. Zdroje sa šetria z časovo náročného výskumu na získavanie údajov.
• Nákladovo efektívne ukladanie záznamov z dôvodu neexistencie redundantných záznamov. Prevádzkové náklady sa znižujú.
• Vytváranie záznamov sa riadi normami a predpismi platnými v organizácii. Zaručuje tak dodržiavanie predpisov.
• Správa záznamov pomáha pri kontrole vytvárania a rastu záznamov.
• Správa záznamov prináša schopnosť prijať nové technológie na uchovávanie záznamov.
• Riziká súdnych sporov sa minimalizujú pomocou správy záznamov.
• Životne dôležité informácie môžu byť dobre chránené a bezpečné pomocou správy záznamov.
• Poskytnutím ľahkého a lepšieho prístupu k relevantným záznamom pomáha pri lepšom riadení a podnikovom rozhodovaní.

,