Obsah:
Definícia - Čo znamená uchovávanie e-mailov?
Uchovávanie e-mailov je uchovávanie záznamov okamžitých správ a e-mailov v organizácii na základe zásad príslušnej organizácie. Zásady uchovávania e-mailov sú vypracované v súlade s priemyselnými, vládnymi alebo obchodnými zásadami. Udržiavanie e-mailov a zásady týkajúce sa nich sa v organizácii požadujú pre právne záležitosti, nariadenia a pre správu znalostí.
Techopedia vysvetľuje uchovávanie e-mailov
Uchovávanie e-mailov sa líši od archivácie e-mailov. Aj keď archivácia umožňuje podnikovým používateľom uchovávať e-maily a okamžité správy na neurčitý časový rámec, uchovávanie e-mailov určuje, koľko času by sa e-maily alebo záznamy okamžitých správ mali uchovávať pred ich automatickým vymazaním. Dlhšie uchovávanie e-mailov zvyšuje bezpečnostné riziko, že neoprávnený používateľ získa prístup k organizačným tajomstvám alebo dôverným materiálom. Kratšie uchovávanie e-mailov by pomohlo pri odstraňovaní týchto problémov a implementácia je jednoduchšia a lacnejšia. Vedenie a dlhodobí zamestnanci, ktorí by si mohli zapamätať alebo vyhodnotiť predchádzajúce organizačné alebo rezortné rozhodnutia, by však mohli potrebovať staré záznamy e-mailov a správ. Preto je dôležité mať politiku uchovávania e-mailov, ktorá je jednotná a konzistentná pre organizáciu a poskytuje najlepší čas uchovávania. Najlepšou praxou je nastavenie zásad uchovávania e-mailov a kritérií vymazania na základe kategórie obsahu e-mailov spolu s flexibilitou včasného a nákladovo efektívneho prispôsobovania súdnych sporov.
Zásady uchovávania e-mailov pomáhajú organizácii mnohými spôsobmi. Po prvé, zabezpečuje dodržiavanie všetkých regulačných predpisov a znižuje náklady za nedodržiavanie predpisov a riziko sankcií. Po druhé, zlepšuje výkonnosť IT bez zvýšenia súvisiacich nákladov. Po tretie, pomáha pri riadení znalostí tým, že používateľom poskytuje informácie na zvýšenie podnikových inovácií, zlepšovania a produktivity.
